昨天一早我接到我家高層秘書J的來電要找機票承辦人，轉給我家Momo小姐(跟水密桃姊姊沒關係)後，她跟對方機哩刮拉一陣的說完電話後問我「剛剛打電話來的是J嗎？」。我說「是啊！剛剛轉電話過去時不是說了嘛！有問題嗎？」。J每次打電話來的時候，總是不會說自己是誰，應該是認定大家都「應該」聽出他那十分有魅力的聲音，所以我自己也是用猜的成分高。（如果問他是哪位？可是自找罵挨）
「剛剛不是J嗎」我再次確認
「他剛剛說話的語氣好和氣，讓人不習慣」Momo說
「OK啊！我再打個電話跟他說一下，說你不習慣，叫他補罵你幾句」我總是很喜歡捉弄Momo。「他剛剛問什麼事情？」
「他說：國外出差簽核單傳來傳去的，有時候上面的字因為影印多次都糊掉了。之後老闆簽核完後會直接給董娘的秘書，我們『只要』再把機票簽核表給小J（董娘秘書）就可以了」，如果不是本公司的業務承辦人想必難以理解，所以化個簡單程序讓大家瞭解。
員工國外出差è填寫申請表è簽核程序è權責主管簽核（以上程序通常半天可完成）è公務車送台北給高層簽核（快的話一～二天）è簽核完成公務車送回（一天以上（含J工作忙忘了），急的話可以自己問J，不過通常被罵的機會很大），以上算是一般公司的正常程序，通常三～四天是正常的時間。接下來還有
HR接到簽核完的出差申請表è機票詢價（三家總公司指定的，而且每次都要。大約要一～二天，有些旅行社脾氣也不小，經常得三催四請的）è公務車送台北給高層簽核（快的話一～二天）è簽核完成公務車送回（一天以上，急的話可以自己問小J，小J脾氣比較好，通常會告訴你）è通知旅行社開票èMail電子機票（約半天）。以上是我公司的正常作業程序，如果大家都十分配合的話，九個工作天應該是OK的。
但是不幸的是！通常我們的人國外出差的預告期大部分是一週左右，所以幾乎每一次都為了時效的因素，將一份出差申請單傳來傳去，搞的出差單總是血肉模糊的，真是不懂，明明二個大頭辦公室就在旁邊，秘書互相傳一下會怎樣ㄡ！
前不久，有一件非常重要且緊急的公文（有處理時效）要給老闆簽，因為公務車已經出發了（一天一班，時間常常不定，趕不上算自己倒楣），心裡想今天老闆這個禮拜剛好今天剛好到這裡辦公兼罵人（一週一次來這裡辦公一次，罵人應該是隨時都可以）。是不是可以請大J幫忙帶公文上去，不過心裡還是挫挫的，所以請了總務幫忙探一下口風，結果果然不出所料！
「J！我們這裡有一件很急的公文，可以請你幫忙給董事長簽核嗎？」
「董事長今天不一定有時間看公文，如果沒看的話，我還要帶公文回台北，不是增加我的負擔嗎？」「你們還是請公務車送去台北」
這讓我不禁讓我懷疑，我想要請他順道帶回的公文並不是五張紙的簽呈，而是五本電話簿。唉！算了！還是走公務車系統。舉凡這種例子不勝枚舉，常常在想，老闆都不急，我是在急什麼，來不及又不是我的錯。
慢慢來，別急！！
留言列表
